Compliance: Lösung von Konflikten und Minimierung von Steuerrisiken

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Sterngoff Audit gibt Tipps zu Minimierung von Steuerrisiken./Foto: Pixabay.

Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung stellen wir immer wieder fest, dass zwischen Buchhaltung sowie CFO und anderen Unternehmensbereichen Konflikte bestehen. Das betrifft insbesondere die Bereitstellung der Primärdokumente an die Buchhaltung. Die Buchhaltung ist verpflichtet, die Vermögens-, Ertrags- und die Finanzlage richtig abzubilden. Bei fehlenden, verspäteten sowie unvollständigen Unterlagen, kommt es zu einer Verzerrung des Betriebsergebnisses. Das bedeutet, dass Aufwendungen während der Betriebsprüfung aberkannt werden können.

Beispiel: Bei einer Aberkennung des Aufwandes in Höhe von 1.000.000 Rubel werden 20% Steuern hinzugerechnet (200.000 Rubel), zusätzlich werden auf die 200.000 Rubel weitere 20% Strafquote angerechnet, beim Nachweis eines Vorsatzes erhöht sich die Strafquote auf 40% (80.000 Rubel), sodass der komplett zu entrichtende Steueraufwand 280.000 Rubel beträgt zzgl. Verzugszinsen.

Top-5 Aufwendungen, welche die Betriebsprüfung besonders genau kontrolliert

1) Ein Geschäftsessen oder eine Geschäftsveranstaltung, welche lediglich mit einer Restaurantquittung belegt ist, reicht in den meisten Fällen nicht aus. Wir empfehlen, eine Geschäftsveranstaltung mit unterschriebener Geschäftsanordnung der Geschäftsführung, mit Erstellung eines Kostenvoranschlags der Veranstaltung, mit Protokoll der Geschäftsveranstaltung (Ort und Zeit) und Teilnehmerliste mit Vor- und Nachname sowie Position und ggf. Visitenkarte zu bestätigen.

2) In einigen Fällen werden Aufwendungen für Lieferungen oder Dienstleistungen fremder Unternehmen von der Betriebsprüfung aufgrund fehlender Sorgfaltsprüfung aberkannt und als fiktiv erklärt. Wir empfehlen, vor jedem Geschäft mit neuem Geschäftspartner die Satzung, die Registrierung beim Finanzamt, die letzte Gesellschafterversammlung sowie Bestellung des Geschäftsführers und wenn möglich die testierten Jahresabschlüsse bzw. Bilanz und GuV anzufordern und einzusehen.

3) Marketingaufwendungen sind mit Nachweisen zu belegen. Die Belege können anhand von Fotomaterial, Inserate im Internet bereitgestellt werden. Beratungsleitungen bedürfen einer genauen Darstellung und Aufzählung der erbrachten Leistungen, im Idealfall nach Stundensatz des jeweiligen Beraters.

4) Fahrtkosten werden oft aufgrund fehlender und unvollständiger Angaben im Fahrtenbuch seitens der Finanzverwaltung in der Betriebsprüfung abgelehnt. Wir empfehlen stets, genaue und pünktliche Angabe zum Auto und Kennzeichen, Fahrerinformation, Strecke, Tankinhalt bei Fahrtbeginn- und ende anzugeben.

5) Dienstreisen-Vorschuss wird im Rahmen der Betriebsprüfung aufgrund fehlender Originalbelege, fehlender Unterschrift, falscher Abrechnung und Dokumentation in der Praxis oft aberkannt. Wir empfehlen eine sorgfältige Überprüfung der erteilten Vorschüsse sowie genaue Verwaltung der Primärdokumentation.

Für die innerbetriebliche Konfliktlösung sowie Steuerrisikominimierung empfehlen wir folgendes:

1) Erstellung eines Primärunterlagenablaufprogramms mit Fristangaben und Rheinfolgeerstellung.

2) Erstellung der Musterformulare für die Mitarbeiter.

3) Erstellung eines Belohnungssystems (Strafsystems), welches bei korrekter (falscher) Dokumentenbereitstellung die Mitarbeiter prämiert (bestraft).

4) Workshop für diverse Unternehmensabteilungen und Erläuterung der Steuerrisiken.

5) Durchführung eines interaktiven Formats des Meinungsaustauschs von Spezialisten aller Unterabteilungen des Unternehmens (Buchhaltung, Verkauf, Marketing, Logistik). Solch ein offener Dialog ermöglicht das Herausfinden der Hauptprobleme und ihre Lösung im Kollektiv.