Umso mehr empfiehlt es sich, sich die bereits gesammelten Erfahrungen zunutze zu machen. Bei der Begleitung ausländischer Tochtergesellschaften in Russland haben unsere Spezialisten täglich mit vielen Fragen zu tun, die mit den besonders häufigen Gesetzesänderungen und deren Auswirkungen auf Unternehmensprozesse, Buchhaltung und Finanzplanung zusammenhängen.
Wir haben einige häufig auftretende Fragen und einige Lösungsideen dafür gesammelt.
TOP-Manager im Ausland
Viele Unternehmen haben bereits auf die vorhandenen Möglichkeiten zurückgegriffen, um Mitarbeiter wieder ins Land zu holen. Dennoch ist fast nirgends der Austausch mit dem Ausland wieder so wie vor der Pandemie. Was aber, wenn der CEO davon betroffen ist?
Während strategische Entscheidungen meist online geregelt werden, können viele Routinefragen nur persönlich gelöst werden. Ein Lösungsansatz ist es, formale Befugnisse vor Ort zu delegieren. Einige Möglichkeiten dazu.
- Eine Vollmacht für vertrauenswürdige Mitarbeiter: Die Befugnisse können so definiert werden, dass die Geschäftsrisiken nicht erhöht werden und die Legitimität der Entscheidungen gewahrt bleibt.
- Externes Interimsmanagement, d.h. die Bestellung einer anderen Person (natürlich oder juristisch) auf eine Leitungsposition, die den Fortlauf der Geschäftsvorgänge gewährleistet. Solch ein Partner kann für eine vorab definierte beschränkte Zeit beauftragt werden.
- Ernennung eines zweiten CEO. Seit 2014 ist dies auch in Russland gesetzlich möglich. Dabei gilt aber zu prüfen, ob die aktuelle Satzung der Firma die Benennung von mehreren CEOs erlaubt.
Staatliche Hilfen für Kleinunternehmen
Wie wir im Frühjahr gelernt haben, kann der formale Status eines KMU (kleines oder mittleres Unternehmen) in der Krise sehr hilfreich sein. Zu den langfristigen Vorteilen gehört die neuste Senkung der Sozialabgaben von 30 auf 15 Prozent. Ergänzend sollte man Vorzugskredite, Subventionen und die Möglichkeit, an Ausschreibungen für KMU teilzunehmen, bedenken.
In der Praxis sind jedoch viele Unternehmen auf formale Schwierigkeiten gestoßen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine russische OOO mit ausländischem Kapital konnte sich im Frühjahr nicht für staatliche Unterstützung qualifizieren. Der Grund dafür ist streng formal: Der fehlende KMU-Status und ein falscher OKWED-Code. Dabei ist das Unternehmen faktisch in einer der „besonders betroffenen“ Branchen tätig.
Was sollte getan werden, um eine solche Situation zu verhindern?
Als Erstes ist zu überprüfen: Sind die OKWED-Codes korrekt? Sind alle Aktualisierungen der Gründungsdokumente vorgenommen worden?
Als Nächstes ist zu prüfen, ob der KMU-Status möglich ist. Nach wie vor gilt: Das Unternehmen und seine ausländischen Gesellschafter müssen die russischen Kriterien (max. 2 Mrd. Rubel Einkommen und 250 Mitarbeiter) einhalten.
Die gute Nachricht: Das Verfahren zur Erlangung des KMU-Status ist seit dem 7. November 2020 deutlich vereinfacht worden.
Zuvor konnten ausländische Tochterunternehmen ausschließlich einmal jährlich ihre Daten an das Register übermitteln. Ab dem 7. November ist es möglich, den KMU-Status monatlich (vom 1. bis zum 5. eines jeden Monats) zu beantragen.
Wie mit der Fernarbeit umgehen?
Ein weiterer außergewöhnlicher Umstand bleibt die massenhafte Versetzung von Mitarbeitern ins Homeoffice (meist per Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag).
Jedoch sind bei der Fernarbeit viele Besonderheiten zu berücksichtigen, deren Nichteinhaltung sich bei einem möglichen arbeitsrechtlichen Streit auswirken kann.
Ein klassisches Beispiel ist die Berichterstattung seitens des Arbeitnehmers. „Der Arbeitnehmer muss regelmäßig über die geleistete Arbeit berichten“ – eine häufig verwendete, aber leider nicht genaue Formulierung. Papierform oder E-Mail? An wen und wie oft? Diese und andere Details sollten genau beachtet werden.
Gleichzeitig sind die offiziellen Klarstellungen für die Fernarbeit und insbesondere den „kombinierten“ Modus (gemischt Büro und Homeoffice) immer noch unzureichend.
Hoffnung gibt ein in erster Lesung verabschiedeter Gesetzentwurf, der vermutlich ab 2021 einen neuen Artikel zur Fernarbeit in das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation hinzufügt. Um inzwischen Unklarheiten zu vermeiden, ist es zu empfehlen, Arbeitsverträge mit Fernmitarbeitern proaktiv zu überprüfen und zu aktualisieren.
Kursschwankungen: wie absichern?
Unvorhersehbare Wechselkursschwankungen sind ein schmerzhaftes Thema für Unternehmen, die mit Fremdwährungen arbeiten. Einige typische Situationen aus der Praxis:
- Ein Darlehen von der Muttergesellschaft in Fremdwährung, was eine vierteljährliche Neubewertung der Schulden nach sich zieht
- Ein Liefervertrag in ausländischer Währung, was erhebliche Abweichungen bei den Beschaffungspreisen bedeutet
- Preislisten in Rubel ohne Berücksichtigung des Währungsrisikos, fehlende Währungsklausel in Verträgen mit Kunden
Es ist uns nicht möglich, Währungsschwankungen zu stoppen, aber wir können einige Instrumente nutzen, um damit umzugehen. Eine Finanzplanung, die nicht in einer, sondern parallel in allen verwendeten Währungen (RUB, EUR usw.) geführt wird, wird für mehr Sicherheit bei Einnahmen und Kostenplanung sorgen.
Zu prüfen sind ebenso Kapitalrestrukturierungsmöglichkeiten innerhalb eines Konzerns – ggf. hilfreich, um das Volumen von Fremdwährungskrediten zu reduzieren.
Einige einfache Instrumente (wie z.B. ein sogenannter Wechselkurskorridor) können dazu beitragen, die Wechselkursrisiken zwischen den Vertragspartnern zu teilen.
Einen hundertprozentigen Schutz vor Viren gibt es noch nicht, ebenso wenig wie einen universellen „Risikoschutz“ für Unternehmen.
Es ist jedoch nur sinnvoll, vorhandene Optionen und Erfahrungen zu nutzen, um die Geschäftsprozesse an die neuen Gegebenheiten anzupassen und die Verluste zu reduzieren.
Das Hauptgeheimnis besteht darin, in allen Situationen ruhig und optimistisch zu bleiben.
Das Unternehmen swilar unterstützt seit 2011 ausländische Unternehmen in Russland mit Beratung, Buchhaltung, Controlling und Berichterstattung nach internationalen Standards.
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